論有效內(nèi)部控制的構(gòu)成要素

企業(yè)實施內(nèi)部控制的根本目的，是保證自己的目標(biāo)得以實現(xiàn)。而企業(yè)目標(biāo)的實現(xiàn)與否，在很大程度上取決于內(nèi)部控制是否科學(xué)、有效?？茖W(xué)、有效的內(nèi)部控制作為一個系統(tǒng)，是由一定的基本要素構(gòu)成的。盡管不同產(chǎn)業(yè)、不同規(guī)模、不同文化背景的企業(yè)其內(nèi)部控制不盡相同，同一個企業(yè)在不同發(fā)展階段、不同外部環(huán)境，甚至同一企業(yè)分布在不同地區(qū)、不同產(chǎn)業(yè)的分支機構(gòu)在同一時期的內(nèi)部控制也存在差異，但面對初露端倪的知識經(jīng)濟和全球經(jīng)濟一體化浪潮，對任何一個公司制企業(yè)來說，從企業(yè)整體運行而不僅僅從資金運行、從引導(dǎo)與約束并重而不是以約束為主的角度看，只要其內(nèi)部控制是科學(xué)、有效的，則該企業(yè)的內(nèi)部控制系統(tǒng)至少應(yīng)具備下列6個構(gòu)成要素。　　

一、恰當(dāng)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)　　

組織結(jié)構(gòu)是執(zhí)行管理任務(wù)的體制，也是內(nèi)部控制的重要載體，在整個管理系統(tǒng)中起著“骨架”作用。建立恰當(dāng)?shù)慕M織結(jié)構(gòu)，即科學(xué)合理地設(shè)置企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)（或組織，下同）與崗位、確定機構(gòu)與崗位職責(zé)以及各個機構(gòu)、各個崗位間的相互關(guān)系，是對人流、物流、信息流實現(xiàn)有效內(nèi)部控制的基本前提。換言之，只有具備了符合本企業(yè)實際的組織結(jié)構(gòu)，才有可能使三者科學(xué)合理地流通，進而實現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。

恰當(dāng)組織結(jié)構(gòu)的確定，應(yīng)當(dāng)以本企業(yè)的產(chǎn)業(yè)及生產(chǎn)經(jīng)營特點、企業(yè)的規(guī)模、企業(yè)所處的成長階段、企業(yè)員工的素質(zhì)、企業(yè)所處的文化背景及本企業(yè)文化狀況、企業(yè)最高管理當(dāng)局的管理哲學(xué)與經(jīng)營戰(zhàn)略、企業(yè)的外部環(huán)境及其不確定狀況等因素為依據(jù)。應(yīng)當(dāng)在分析這些因素的基礎(chǔ)上，合理設(shè)置組織體系；對各個機構(gòu)和崗位，分別授予其完成任務(wù)所必需的權(quán)力、分清各自的職責(zé)，使每一項業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的機構(gòu)和員工負(fù)責(zé)?！　?

在職責(zé)分解的同時應(yīng)搞好整合，使整個企業(yè)的組織體系在相互制衡的前提下協(xié)調(diào)高效地運行。除了每個組織和董事會及其所屬各專門委員會成員、監(jiān)事會成員、經(jīng)營者和其他員工（以下統(tǒng)稱“員工”），應(yīng)明確了解自己在整個組織體系中的地位和作用、自己的工作與他人工作的相關(guān)性，并認(rèn)真履行自己的職責(zé)之外，首要的任務(wù)是根據(jù)既相互牽制、又相互促進的原則，使每一項業(yè)務(wù)的全部處理過程或過程中的重要環(huán)節(jié)，不是由一個機構(gòu)或崗位單獨完成，而是由兩個或兩個以上的機構(gòu)或崗位在相互協(xié)調(diào)、相互促進、相互制約的基礎(chǔ)上完成。要做到這一點，關(guān)鍵是制定并嚴(yán)格執(zhí)行科學(xué)合理的業(yè)務(wù)流程和規(guī)章制度，明確各個機構(gòu)，各個崗位之間的相互關(guān)系。科學(xué)的業(yè)務(wù)流程，要求每項業(yè)務(wù)都要經(jīng)過既定的步驟，每個步驟都需要辦理一定的手續(xù)。業(yè)務(wù)處理的這些步驟與手續(xù)，既是完成各項業(yè)務(wù)活動所必須的環(huán)節(jié)，又是確保這些業(yè)務(wù)活動達(dá)到預(yù)期目的的措施?？茖W(xué)的決策程序是科學(xué)的業(yè)務(wù)流程的核心內(nèi)容。規(guī)章制度作為各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的行為規(guī)范，既是企業(yè)開展各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，又是實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。因此，企業(yè)都應(yīng)依據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點、機構(gòu)與崗位的設(shè)置等方面的情況，科學(xué)設(shè)計并嚴(yán)格遵守各項業(yè)務(wù)流程，以防止業(yè)務(wù)活動出現(xiàn)錯弊、確保其高效完成；都應(yīng)根據(jù)國家的法律、政策和本企業(yè)的特點，針對生產(chǎn)經(jīng)營、人力資源管理、分配等各個領(lǐng)域方方面面的活動，制定相互銜接、具體可行的規(guī)章制度，使各個崗位上的員工都明確了解在各種情況下應(yīng)該做什么與怎么做，不該做什么與不該怎么做?！　?

在工業(yè)經(jīng)濟社會，直線職能制、事業(yè)部制、矩陣制等組織結(jié)構(gòu)，以及由此承載的內(nèi)部控制是行之有效的，分別適應(yīng)了不同類型企業(yè)生存與發(fā)展的要求。到了知識經(jīng)濟時代，在眾多的領(lǐng)域，這些組織結(jié)構(gòu)已不能繼續(xù)滿足企業(yè)生存和發(fā)展的需要，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)應(yīng)向扁平化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。尤其值得注意的是，在知識經(jīng)濟條件下，企業(yè)面臨的管理風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險加大，經(jīng)營者及其管理創(chuàng)新、技術(shù)人員及其技術(shù)創(chuàng)新，對一個企業(yè)能否持續(xù)健康發(fā)展的作用日益突出，貨幣資本所有者在企業(yè)生存、發(fā)展中的作用下降。面對這種狀況，在組織結(jié)構(gòu)的首要組成部分——法人治理結(jié)構(gòu)中，以出資人出資的各類資本即貨幣資本為基礎(chǔ)，以界定貨幣資本所有者與經(jīng)營者的關(guān)系為中心，從而相應(yīng)建立對二者的激勵與約束機構(gòu)的辦法，雖然在工業(yè)經(jīng)濟社會是行之有效的，現(xiàn)在卻難以適應(yīng)客觀需要。必須建立以貨幣資本和經(jīng)營者、技術(shù)創(chuàng)新者的人力資本為基礎(chǔ)，以界定這兩種資本的關(guān)系為中心的法人治理結(jié)構(gòu)，從而建立對經(jīng)營者、技術(shù)創(chuàng)新者和貨幣資本所有者的激勵與約束機制，并且突出對經(jīng)營者、技術(shù)創(chuàng)新者的激勵與約束。組織結(jié)構(gòu)的這些變化，不僅直接地改變了它所承載的那部分內(nèi)部控制，而且要求內(nèi)部控制的其他方面也相應(yīng)做出變化。　　

誠然，組織結(jié)構(gòu)是在綜合考慮企業(yè)內(nèi)外部諸多因素的基礎(chǔ)上確立的，也應(yīng)當(dāng)隨著企業(yè)內(nèi)外部條件的不斷變化而及時做出必要的調(diào)整?！　?

二、優(yōu)良的信息管理　　

準(zhǔn)確、及時并最大限度地充分獲取和運用來自企業(yè)內(nèi)外部與本企業(yè)有關(guān)的技術(shù)、市場、管理等諸方面的信息，是實現(xiàn)有效內(nèi)部控制的前提，也是實施優(yōu)良信息管理的結(jié)果?！　?

要實現(xiàn)對有關(guān)信息的優(yōu)良管理，就必須對這些信息及時予以識別、獲取和加工，并采用便于有關(guān)組織及其員工在履行其職責(zé)時使用這些信息的形式，在企業(yè)內(nèi)部進行縱向與橫向的有效傳遞。要做到這一點，最高管理當(dāng)局應(yīng)向全體員工提出各自的信息管理職責(zé)必須得到認(rèn)真履行的明確要求，每個組織和員工應(yīng)當(dāng)了解自己在信息管理系統(tǒng)中的地位和作用，每個組織和員工應(yīng)當(dāng)具有搜集、處理、傳遞有關(guān)信息的明確責(zé)任和條件，整個企業(yè)應(yīng)當(dāng)具備自上而下、自下而上與橫向傳遞有關(guān)信息的有效途徑和機制。只有這樣，才能及時準(zhǔn)確地為有關(guān)管理當(dāng)局和員工建立、完善內(nèi)部控制制度與企業(yè)文化，提供必要且盡可能充分的依據(jù)?！　?

各亞管理層管理當(dāng)局及其員工，在日常工作中都會接觸到一些關(guān)于技術(shù)、市場、管理等方面的信息甚至關(guān)鍵性信息，他們最先認(rèn)識到問題與機遇的存在。要使這些信息能夠及時、準(zhǔn)確地傳遞給有關(guān)管理當(dāng)局，除了應(yīng)當(dāng)建立一個開放和暢通的信息傳遞渠道以外，有關(guān)管理當(dāng)局還必須具有傾聽這些信息的強烈愿望，使員工和各亞管理層管理當(dāng)局相信，最高管理當(dāng)局和其他有關(guān)管理當(dāng)局愿意了解他們所反映的情況并能夠有效地利用這些信息，進而愿意將有關(guān)信息及時向有關(guān)方面反映，包括將重大信息向最高管理當(dāng)局反映。這樣做，有利于有關(guān)管理當(dāng)局甚至員工個人，根據(jù)得到的信息及時做出正確的決策，包括找出內(nèi)部控制的潛在或顯現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，并及時采取相應(yīng)的預(yù)防或糾正措施。　　

信息搜集、處理、傳遞的方式方法和范圍，應(yīng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境變化的情況，及時做出相應(yīng)的調(diào)整，以確保信息的及時、準(zhǔn)確和有效?！　?

三、有效的激勵與約束方法　　

要使企業(yè)的內(nèi)部組織、崗位乃至整體的行為及其結(jié)果始終保持與企業(yè)的目標(biāo)相一致，就必須采用一系列有效的激勵與約束方法。不同的企業(yè)，或者同一個企業(yè)在不同的內(nèi)外部環(huán)境下，所采取的激勵與約束方法也應(yīng)有所不同。常用的方法應(yīng)當(dāng)包括：　　

（一）科學(xué)的業(yè)績評價。針對不同的組織和崗位分別制定科學(xué)合理的評價標(biāo)準(zhǔn)，采用科學(xué)的考量和評價方法，在排除當(dāng)事人不可控因素影響的條件下，對工作業(yè)績區(qū)分出優(yōu)良（尤其是善于創(chuàng)新）、合格和不佳，并分別給予經(jīng)濟性與非經(jīng)濟性獎勵和處罰；以此促進廣大員工的工作動機與行為得到優(yōu)化?！　?

（二）科學(xué)的目標(biāo)管理。組織全體員工分別參加有關(guān)工作目標(biāo)的制定，并將企業(yè)目標(biāo)層層分解，落實到每個員工，使其在工作中自覺地發(fā)揮自己的聰明才智，盡自己的最大努力預(yù)防和糾正偏差，實現(xiàn)工作目標(biāo)。尤其是讓全體員工參與企業(yè)長遠(yuǎn)目標(biāo)的制定，更有利于激發(fā)廣大員工的積極性，為實現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)協(xié)同奮斗?！　?

（三）科學(xué)的財務(wù)管理、會計核算與統(tǒng)計。首先，制定并督促實施科學(xué)合理的財務(wù)政策、會計政策和費用政策，使經(jīng)營者及有關(guān)亞管理層責(zé)任中心管理當(dāng)局在這些政策的指導(dǎo)或限制下開展企業(yè)的財務(wù)管理、會計核算和把握費用開支。其次，根據(jù)本企業(yè)的實際情況，將財務(wù)政策具體化，制定出可操作性強的一系列財務(wù)制度，并予以嚴(yán)格執(zhí)行，促使包括董事會在內(nèi)的各級管理當(dāng)局的財務(wù)行為合理化。尤其是通過科學(xué)地編制和執(zhí)行預(yù)算，控制有關(guān)經(jīng)營行動，以合理配置所擁有的經(jīng)濟資源，促進經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。其三，根據(jù)會計政策制定符合本企業(yè)實際的科學(xué)合理的會計制度，并嚴(yán)格按這些制度處理會計事項，以借助會計的控制功能，促使經(jīng)營者和各亞管理層責(zé)任中心管理當(dāng)局確保受托管理財產(chǎn)的安全；借助會計的反映功能，使董事會、經(jīng)營者等有關(guān)方面，及時了解企業(yè)整體及各個責(zé)任中心所經(jīng)營資源的來龍去脈、資源的運作情況和經(jīng)營成果，并據(jù)以評價和調(diào)控其經(jīng)營活動。其四，通過及時、系統(tǒng)、科學(xué)地收集、處理、存貯、輸出與企業(yè)經(jīng)濟活動有關(guān)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，尤其是提供科學(xué)的監(jiān)測、預(yù)警、中止信號，為有關(guān)方面的決策提供科學(xué)的依據(jù)?！　?

（四）科學(xué)的授權(quán)。每項經(jīng)濟與管理活動都必須經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)，使每個組織和員工都以所授權(quán)力作為開展各項活動的依據(jù)，以此促進其既充分履行自己的職責(zé)；又防止隨意取得或花費有關(guān)資源。授權(quán)分為一般授權(quán)與特定授權(quán)。一般授權(quán)指管理當(dāng)局制定整個組織應(yīng)當(dāng)遵循的政策，由全體員工根據(jù)這些政策中關(guān)于鼓勵和限制的規(guī)定，分別開展各項業(yè)務(wù)。特定授權(quán)指管理當(dāng)局對某些特殊業(yè)務(wù)實行逐個審批，由有關(guān)組織和員工根據(jù)專門授予的權(quán)力開展有關(guān)業(yè)務(wù)。授權(quán)應(yīng)堅持四項重要原則，一是授權(quán)政策必須由最高管理當(dāng)局制定；二是有權(quán)進行一般授權(quán)和特定授權(quán)的員工或組織，應(yīng)當(dāng)具備與所審批業(yè)務(wù)的性質(zhì)和重要性相稱的地位，這是保證有效授權(quán)的重要環(huán)節(jié)；三是既要防止權(quán)力重疊，又要防止權(quán)力真空；四是所授權(quán)力不能使員工被動地等待領(lǐng)導(dǎo)，而是能夠主動地面對遇到的問題，并在自己的職權(quán)范圍內(nèi)主動解決問題。授權(quán)的方式方法，應(yīng)當(dāng)能夠使關(guān)鍵崗位員工的職責(zé)得到明確、充分的規(guī)定?！　?

四、良好的人員素質(zhì)　　

企業(yè)的全體員工分別是本企業(yè)內(nèi)部控制有關(guān)方面的塑造者，其誠實狀況、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)知識與工作技能、創(chuàng)新能力等方面素質(zhì)的優(yōu)劣，是內(nèi)部控制科學(xué)有效與否的重要決定因素。假如上述員工誠實、敬業(yè)并具備勝任本職工作的能力，就能夠塑造好內(nèi)部控制的其他要素及其相互關(guān)系，并在實踐中產(chǎn)生良好的控制效果。即使內(nèi)部控制的其他要素及其相互關(guān)系暫時存在一些不健全、不合理問題，也仍然可能產(chǎn)生良好的控制效果。反之，難以塑造好內(nèi)部控制的其他要素及其相互關(guān)系，即使塑造得比較健全、合理，也可能因某些甚至某個關(guān)鍵崗位員工的有意舞弊或能力不及而不能產(chǎn)生應(yīng)有的控制效果，甚至出觀重大錯弊。可見，員工尤其是關(guān)鍵崗位的員工，應(yīng)當(dāng)具備良好的素質(zhì)?！　?

企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對自己的生產(chǎn)經(jīng)營特點、員工素質(zhì)和外部環(huán)境狀況，根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的需要，在員工錄用、職業(yè)道德教育與業(yè)務(wù)培訓(xùn)、崗位輪換、考核、提拔、處罰等方面，明確條件并建立有效機制，以保證員工素質(zhì)不斷適應(yīng)有效內(nèi)部控制的需要?！　?

五、適用的企業(yè)文化　　

員工既是控制的主體又是控制的客體?？刂婆c被控制是一對矛盾，要使被控制者服從控制者的意志，達(dá)到控制的目的，僅靠硬性的制度和命令是不夠的，甚至容易使被控制者產(chǎn)生抵觸情緒，不利于這些制度、命令的執(zhí)行?！　?

企業(yè)文化是以特有的價值觀念、環(huán)境氛圍和形象化的文化儀式為手段的一種柔性管理方式，是注重自我約束、在寬松環(huán)境中充分發(fā)揮員工積極性與創(chuàng)造性的一種人性管理方式。適用本企業(yè)實際、健康向上尤其是重視內(nèi)部控制的企業(yè)文化，能夠借助價值觀念等軟環(huán)境使自己的員工得到自律和他律，從而矯正其價值和目標(biāo)，規(guī)范其行為，解決員工個體的價值、目標(biāo)、行為與組織的價值、目標(biāo)之間的矛盾，解決被控制者與控制者之間的矛盾，使個體的價值、目標(biāo)與組織的價值、目標(biāo)相一致；能夠借助尊重人并發(fā)揮人的主觀能動性的氛圍來激勵員工，使其產(chǎn)生心甘情愿地為本企業(yè)獻(xiàn)身的內(nèi)在動力?！　?

前已論及，內(nèi)部控制的塑造者是員工，員工素質(zhì)的優(yōu)劣對內(nèi)部控制的有效與否至關(guān)重要。但是，即使員工具備了較好的素質(zhì)，如果沒有一個重視內(nèi)部控制的企業(yè)文化，員工就難以制定一系列行之有效的內(nèi)部控制制度并予以有效執(zhí)行。況且，內(nèi)部控制制度再詳細(xì)，也不可能涵蓋企業(yè)所有的活動；過于繁瑣的內(nèi)部控制制度及其執(zhí)行的成本，又要大于它的效益。因此，重視內(nèi)部控制的企業(yè)文化，不僅有利于科學(xué)合理地制定和執(zhí)行內(nèi)部控制制度，還可以彌補內(nèi)部控制制度的不足，使企業(yè)的內(nèi)部控制始終處于有效狀態(tài)。　　

企業(yè)文化是在長期的生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的區(qū)別于其他組織的本企業(yè)所特有的價值觀念和精神風(fēng)貌，以及保持這些價值觀念和精神風(fēng)貌得以持久的制度等措施。它形成和變化的決定因素是董事會及其戰(zhàn)略決策等委員會的管理理念、最高管理當(dāng)局成員尤其是經(jīng)營者的管理理念與經(jīng)營方式。因此，這些決定企業(yè)文化的人重視企業(yè)內(nèi)部控制并努力去營造有利于內(nèi)部控制的企業(yè)文化，則是企業(yè)內(nèi)部控制科學(xué)、有效的關(guān)鍵因素?！　?

企業(yè)文化的相對穩(wěn)定性和企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的不斷變化，使得企業(yè)文化容易出現(xiàn)其某些方面阻礙企業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)的問題。所以，應(yīng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化，對企業(yè)文化做出及時的修正。

六、科學(xué)的風(fēng)險管理　　

任何一個企業(yè)乃至其中的各個責(zé)任中心，無時無刻不面臨著諸多風(fēng)險。如果能夠及時發(fā)現(xiàn)這些風(fēng)險并采取科學(xué)的措施予以管理，就可能規(guī)避風(fēng)險、避免或減少損失，甚至將風(fēng)險轉(zhuǎn)化為機會。即使遇到不可管理的風(fēng)險，只要能夠及時發(fā)現(xiàn)也可事先采取應(yīng)對措施，盡可能減少損失。反之，企業(yè)的目標(biāo)就難以實現(xiàn)，甚至遭受滅頂之災(zāi)。因此，要保證企業(yè)乃至各個責(zé)任中心目標(biāo)的實現(xiàn)，就必須及時識別來自企業(yè)內(nèi)外部的各種風(fēng)險，對其分別進行必要的評價，在此基礎(chǔ)上，實行科學(xué)的規(guī)劃、控制和監(jiān)督，即實施科學(xué)的風(fēng)險管理。　　

企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險管理的重要內(nèi)容，就是不斷發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制上述5個要素中潛在或顯現(xiàn)的風(fēng)險，并采取措施進行科學(xué)有效的管理。這是對內(nèi)部控制其他要素的再控制。由此可見，科學(xué)的風(fēng)險管理既是內(nèi)部控制的一個要素，又是內(nèi)部控制系統(tǒng)中發(fā)揮自我完善作用的子系統(tǒng)?！　?

企業(yè)風(fēng)險管理的主體，應(yīng)當(dāng)是各管理層、各責(zé)任中心和各個崗位上的員工，甚至股東大會。最高管理當(dāng)局應(yīng)當(dāng)全面負(fù)責(zé)整個企業(yè)的風(fēng)險管理，審計委員會及內(nèi)部審計部門應(yīng)當(dāng)廣泛開展風(fēng)險審計，協(xié)助最高管理當(dāng)局做好風(fēng)險管理工作。而風(fēng)險管理的方式，則包括日常的綜合管理、專項管理或二者的結(jié)合?！　?

科學(xué)有效的內(nèi)部控制并非這些要素的簡單相加，而是由這些相互聯(lián)系、相互制約、相輔相成的要素，按照一定的結(jié)構(gòu)組成的完整的、能對變化的環(huán)境作出動態(tài)反應(yīng)的一個系統(tǒng)。