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論有效內部控制的構成要素

企業(yè)實(shí)施內部控制的根本目的,是保證自己的目標得以實(shí)現。而企業(yè)目標的實(shí)現與否,在很大程度上取決于內部控制是否科學(xué)、有效??茖W(xué)、有效的內部控制作為一個(gè)系統,是由一定的基本要素構成的。盡管不同產(chǎn)業(yè)、不同規模、不同文化背景的企業(yè)其內部控制不盡相同,同一個(gè)企業(yè)在不同發(fā)展階段、不同外部環(huán)境,甚至同一企業(yè)分布在不同地區、不同產(chǎn)業(yè)的分支機構在同一時(shí)期的內部控制也存在差異,但面對初露端倪的知識經(jīng)濟和全球經(jīng)濟一體化浪潮,對任何一個(gè)公司制企業(yè)來(lái)說(shuō),從企業(yè)整體運行而不僅僅從資金運行、從引導與約束并重而不是以約束為主的角度看,只要其內部控制是科學(xué)、有效的,則該企業(yè)的內部控制系統至少應具備下列6個(gè)構成要素?! ?


一、恰當的組織結構  


組織結構是執行管理任務(wù)的體制,也是內部控制的重要載體,在整個(gè)管理系統中起著(zhù)“骨架”作用。建立恰當的組織結構,即科學(xué)合理地設置企業(yè)內部機構(或組織,下同)與崗位、確定機構與崗位職責以及各個(gè)機構、各個(gè)崗位間的相互關(guān)系,是對人流、物流、信息流實(shí)現有效內部控制的基本前提。換言之,只有具備了符合本企業(yè)實(shí)際的組織結構,才有可能使三者科學(xué)合理地流通,進(jìn)而實(shí)現企業(yè)的目標。

恰當組織結構的確定,應當以本企業(yè)的產(chǎn)業(yè)及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)、企業(yè)的規模、企業(yè)所處的成長(cháng)階段、企業(yè)員工的素質(zhì)、企業(yè)所處的文化背景及本企業(yè)文化狀況、企業(yè)最高管理當局的管理哲學(xué)與經(jīng)營(yíng)戰略、企業(yè)的外部環(huán)境及其不確定狀況等因素為依據。應當在分析這些因素的基礎上,合理設置組織體系;對各個(gè)機構和崗位,分別授予其完成任務(wù)所必需的權力、分清各自的職責,使每一項業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節都有相應的機構和員工負責?! ?


在職責分解的同時(shí)應搞好整合,使整個(gè)企業(yè)的組織體系在相互制衡的前提下協(xié)調高效地運行。除了每個(gè)組織和董事會(huì )及其所屬各專(zhuān)門(mén)委員會(huì )成員、監事會(huì )成員、經(jīng)營(yíng)者和其他員工(以下統稱(chēng)“員工”),應明確了解自己在整個(gè)組織體系中的地位和作用、自己的工作與他人工作的相關(guān)性,并認真履行自己的職責之外,首要的任務(wù)是根據既相互牽制、又相互促進(jìn)的原則,使每一項業(yè)務(wù)的全部處理過(guò)程或過(guò)程中的重要環(huán)節,不是由一個(gè)機構或崗位單獨完成,而是由兩個(gè)或兩個(gè)以上的機構或崗位在相互協(xié)調、相互促進(jìn)、相互制約的基礎上完成。要做到這一點(diǎn),關(guān)鍵是制定并嚴格執行科學(xué)合理的業(yè)務(wù)流程和規章制度,明確各個(gè)機構,各個(gè)崗位之間的相互關(guān)系??茖W(xué)的業(yè)務(wù)流程,要求每項業(yè)務(wù)都要經(jīng)過(guò)既定的步驟,每個(gè)步驟都需要辦理一定的手續。業(yè)務(wù)處理的這些步驟與手續,既是完成各項業(yè)務(wù)活動(dòng)所必須的環(huán)節,又是確保這些業(yè)務(wù)活動(dòng)達到預期目的的措施??茖W(xué)的決策程序是科學(xué)的業(yè)務(wù)流程的核心內容。規章制度作為各項生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的行為規范,既是企業(yè)開(kāi)展各項生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的依據和標準,又是實(shí)施內部控制的基礎。因此,企業(yè)都應依據自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、機構與崗位的設置等方面的情況,科學(xué)設計并嚴格遵守各項業(yè)務(wù)流程,以防止業(yè)務(wù)活動(dòng)出現錯弊、確保其高效完成;都應根據國家的法律、政策和本企業(yè)的特點(diǎn),針對生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、人力資源管理、分配等各個(gè)領(lǐng)域方方面面的活動(dòng),制定相互銜接、具體可行的規章制度,使各個(gè)崗位上的員工都明確了解在各種情況下應該做什么與怎么做,不該做什么與不該怎么做?! ?


在工業(yè)經(jīng)濟社會(huì ),直線(xiàn)職能制、事業(yè)部制、矩陣制等組織結構,以及由此承載的內部控制是行之有效的,分別適應了不同類(lèi)型企業(yè)生存與發(fā)展的要求。到了知識經(jīng)濟時(shí)代,在眾多的領(lǐng)域,這些組織結構已不能繼續滿(mǎn)足企業(yè)生存和發(fā)展的需要,企業(yè)的組織結構應向扁平化、網(wǎng)絡(luò )化方向發(fā)展。尤其值得注意的是,在知識經(jīng)濟條件下,企業(yè)面臨的管理風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險加大,經(jīng)營(yíng)者及其管理創(chuàng )新、技術(shù)人員及其技術(shù)創(chuàng )新,對一個(gè)企業(yè)能否持續健康發(fā)展的作用日益突出,貨幣資本所有者在企業(yè)生存、發(fā)展中的作用下降。面對這種狀況,在組織結構的首要組成部分——法人治理結構中,以出資人出資的各類(lèi)資本即貨幣資本為基礎,以界定貨幣資本所有者與經(jīng)營(yíng)者的關(guān)系為中心,從而相應建立對二者的激勵與約束機構的辦法,雖然在工業(yè)經(jīng)濟社會(huì )是行之有效的,現在卻難以適應客觀(guān)需要。必須建立以貨幣資本和經(jīng)營(yíng)者、技術(shù)創(chuàng )新者的人力資本為基礎,以界定這兩種資本的關(guān)系為中心的法人治理結構,從而建立對經(jīng)營(yíng)者、技術(shù)創(chuàng )新者和貨幣資本所有者的激勵與約束機制,并且突出對經(jīng)營(yíng)者、技術(shù)創(chuàng )新者的激勵與約束。組織結構的這些變化,不僅直接地改變了它所承載的那部分內部控制,而且要求內部控制的其他方面也相應做出變化?! ?


誠然,組織結構是在綜合考慮企業(yè)內外部諸多因素的基礎上確立的,也應當隨著(zhù)企業(yè)內外部條件的不斷變化而及時(shí)做出必要的調整?! ?


二、優(yōu)良的信息管理  


準確、及時(shí)并最大限度地充分獲取和運用來(lái)自企業(yè)內外部與本企業(yè)有關(guān)的技術(shù)、市場(chǎng)、管理等諸方面的信息,是實(shí)現有效內部控制的前提,也是實(shí)施優(yōu)良信息管理的結果?! ?


要實(shí)現對有關(guān)信息的優(yōu)良管理,就必須對這些信息及時(shí)予以識別、獲取和加工,并采用便于有關(guān)組織及其員工在履行其職責時(shí)使用這些信息的形式,在企業(yè)內部進(jìn)行縱向與橫向的有效傳遞。要做到這一點(diǎn),最高管理當局應向全體員工提出各自的信息管理職責必須得到認真履行的明確要求,每個(gè)組織和員工應當了解自己在信息管理系統中的地位和作用,每個(gè)組織和員工應當具有搜集、處理、傳遞有關(guān)信息的明確責任和條件,整個(gè)企業(yè)應當具備自上而下、自下而上與橫向傳遞有關(guān)信息的有效途徑和機制。只有這樣,才能及時(shí)準確地為有關(guān)管理當局和員工建立、完善內部控制制度與企業(yè)文化,提供必要且盡可能充分的依據?! ?


各亞管理層管理當局及其員工,在日常工作中都會(huì )接觸到一些關(guān)于技術(shù)、市場(chǎng)、管理等方面的信息甚至關(guān)鍵性信息,他們最先認識到問(wèn)題與機遇的存在。要使這些信息能夠及時(shí)、準確地傳遞給有關(guān)管理當局,除了應當建立一個(gè)開(kāi)放和暢通的信息傳遞渠道以外,有關(guān)管理當局還必須具有傾聽(tīng)這些信息的強烈愿望,使員工和各亞管理層管理當局相信,最高管理當局和其他有關(guān)管理當局愿意了解他們所反映的情況并能夠有效地利用這些信息,進(jìn)而愿意將有關(guān)信息及時(shí)向有關(guān)方面反映,包括將重大信息向最高管理當局反映。這樣做,有利于有關(guān)管理當局甚至員工個(gè)人,根據得到的信息及時(shí)做出正確的決策,包括找出內部控制的潛在或顯現的薄弱環(huán)節,并及時(shí)采取相應的預防或糾正措施?! ?


信息搜集、處理、傳遞的方式方法和范圍,應根據企業(yè)內外部環(huán)境變化的情況,及時(shí)做出相應的調整,以確保信息的及時(shí)、準確和有效?! ?


三、有效的激勵與約束方法  


要使企業(yè)的內部組織、崗位乃至整體的行為及其結果始終保持與企業(yè)的目標相一致,就必須采用一系列有效的激勵與約束方法。不同的企業(yè),或者同一個(gè)企業(yè)在不同的內外部環(huán)境下,所采取的激勵與約束方法也應有所不同。常用的方法應當包括:  


(一)科學(xué)的業(yè)績(jì)評價(jià)。針對不同的組織和崗位分別制定科學(xué)合理的評價(jià)標準,采用科學(xué)的考量和評價(jià)方法,在排除當事人不可控因素影響的條件下,對工作業(yè)績(jì)區分出優(yōu)良(尤其是善于創(chuàng )新)、合格和不佳,并分別給予經(jīng)濟性與非經(jīng)濟性獎勵和處罰;以此促進(jìn)廣大員工的工作動(dòng)機與行為得到優(yōu)化?! ?


(二)科學(xué)的目標管理。組織全體員工分別參加有關(guān)工作目標的制定,并將企業(yè)目標層層分解,落實(shí)到每個(gè)員工,使其在工作中自覺(jué)地發(fā)揮自己的聰明才智,盡自己的最大努力預防和糾正偏差,實(shí)現工作目標。尤其是讓全體員工參與企業(yè)長(cháng)遠目標的制定,更有利于激發(fā)廣大員工的積極性,為實(shí)現企業(yè)的目標協(xié)同奮斗?! ?


(三)科學(xué)的財務(wù)管理、會(huì )計核算與統計。首先,制定并督促實(shí)施科學(xué)合理的財務(wù)政策、會(huì )計政策和費用政策,使經(jīng)營(yíng)者及有關(guān)亞管理層責任中心管理當局在這些政策的指導或限制下開(kāi)展企業(yè)的財務(wù)管理、會(huì )計核算和把握費用開(kāi)支。其次,根據本企業(yè)的實(shí)際情況,將財務(wù)政策具體化,制定出可操作性強的一系列財務(wù)制度,并予以嚴格執行,促使包括董事會(huì )在內的各級管理當局的財務(wù)行為合理化。尤其是通過(guò)科學(xué)地編制和執行預算,控制有關(guān)經(jīng)營(yíng)行動(dòng),以合理配置所擁有的經(jīng)濟資源,促進(jìn)經(jīng)營(yíng)目標的實(shí)現。其三,根據會(huì )計政策制定符合本企業(yè)實(shí)際的科學(xué)合理的會(huì )計制度,并嚴格按這些制度處理會(huì )計事項,以借助會(huì )計的控制功能,促使經(jīng)營(yíng)者和各亞管理層責任中心管理當局確保受托管理財產(chǎn)的安全;借助會(huì )計的反映功能,使董事會(huì )、經(jīng)營(yíng)者等有關(guān)方面,及時(shí)了解企業(yè)整體及各個(gè)責任中心所經(jīng)營(yíng)資源的來(lái)龍去脈、資源的運作情況和經(jīng)營(yíng)成果,并據以評價(jià)和調控其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。其四,通過(guò)及時(shí)、系統、科學(xué)地收集、處理、存貯、輸出與企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)有關(guān)的統計數據,尤其是提供科學(xué)的監測、預警、中止信號,為有關(guān)方面的決策提供科學(xué)的依據?! ?


(四)科學(xué)的授權。每項經(jīng)濟與管理活動(dòng)都必須經(jīng)過(guò)適當的授權批準,使每個(gè)組織和員工都以所授權力作為開(kāi)展各項活動(dòng)的依據,以此促進(jìn)其既充分履行自己的職責;又防止隨意取得或花費有關(guān)資源。授權分為一般授權與特定授權。一般授權指管理當局制定整個(gè)組織應當遵循的政策,由全體員工根據這些政策中關(guān)于鼓勵和限制的規定,分別開(kāi)展各項業(yè)務(wù)。特定授權指管理當局對某些特殊業(yè)務(wù)實(shí)行逐個(gè)審批,由有關(guān)組織和員工根據專(zhuān)門(mén)授予的權力開(kāi)展有關(guān)業(yè)務(wù)。授權應堅持四項重要原則,一是授權政策必須由最高管理當局制定;二是有權進(jìn)行一般授權和特定授權的員工或組織,應當具備與所審批業(yè)務(wù)的性質(zhì)和重要性相稱(chēng)的地位,這是保證有效授權的重要環(huán)節;三是既要防止權力重疊,又要防止權力真空;四是所授權力不能使員工被動(dòng)地等待領(lǐng)導,而是能夠主動(dòng)地面對遇到的問(wèn)題,并在自己的職權范圍內主動(dòng)解決問(wèn)題。授權的方式方法,應當能夠使關(guān)鍵崗位員工的職責得到明確、充分的規定?! ?


四、良好的人員素質(zhì)  


企業(yè)的全體員工分別是本企業(yè)內部控制有關(guān)方面的塑造者,其誠實(shí)狀況、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)知識與工作技能、創(chuàng )新能力等方面素質(zhì)的優(yōu)劣,是內部控制科學(xué)有效與否的重要決定因素。假如上述員工誠實(shí)、敬業(yè)并具備勝任本職工作的能力,就能夠塑造好內部控制的其他要素及其相互關(guān)系,并在實(shí)踐中產(chǎn)生良好的控制效果。即使內部控制的其他要素及其相互關(guān)系暫時(shí)存在一些不健全、不合理問(wèn)題,也仍然可能產(chǎn)生良好的控制效果。反之,難以塑造好內部控制的其他要素及其相互關(guān)系,即使塑造得比較健全、合理,也可能因某些甚至某個(gè)關(guān)鍵崗位員工的有意舞弊或能力不及而不能產(chǎn)生應有的控制效果,甚至出觀(guān)重大錯弊??梢?jiàn),員工尤其是關(guān)鍵崗位的員工,應當具備良好的素質(zhì)?! ?


企業(yè)應當針對自己的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)、員工素質(zhì)和外部環(huán)境狀況,根據企業(yè)發(fā)展戰略的需要,在員工錄用、職業(yè)道德教育與業(yè)務(wù)培訓、崗位輪換、考核、提拔、處罰等方面,明確條件并建立有效機制,以保證員工素質(zhì)不斷適應有效內部控制的需要?! ?


五、適用的企業(yè)文化  


員工既是控制的主體又是控制的客體??刂婆c被控制是一對矛盾,要使被控制者服從控制者的意志,達到控制的目的,僅靠硬性的制度和命令是不夠的,甚至容易使被控制者產(chǎn)生抵觸情緒,不利于這些制度、命令的執行?! ?


企業(yè)文化是以特有的價(jià)值觀(guān)念、環(huán)境氛圍和形象化的文化儀式為手段的一種柔性管理方式,是注重自我約束、在寬松環(huán)境中充分發(fā)揮員工積極性與創(chuàng )造性的一種人性管理方式。適用本企業(yè)實(shí)際、健康向上尤其是重視內部控制的企業(yè)文化,能夠借助價(jià)值觀(guān)念等軟環(huán)境使自己的員工得到自律和他律,從而矯正其價(jià)值和目標,規范其行為,解決員工個(gè)體的價(jià)值、目標、行為與組織的價(jià)值、目標之間的矛盾,解決被控制者與控制者之間的矛盾,使個(gè)體的價(jià)值、目標與組織的價(jià)值、目標相一致;能夠借助尊重人并發(fā)揮人的主觀(guān)能動(dòng)性的氛圍來(lái)激勵員工,使其產(chǎn)生心甘情愿地為本企業(yè)獻身的內在動(dòng)力?! ?


前已論及,內部控制的塑造者是員工,員工素質(zhì)的優(yōu)劣對內部控制的有效與否至關(guān)重要。但是,即使員工具備了較好的素質(zhì),如果沒(méi)有一個(gè)重視內部控制的企業(yè)文化,員工就難以制定一系列行之有效的內部控制制度并予以有效執行。況且,內部控制制度再詳細,也不可能涵蓋企業(yè)所有的活動(dòng);過(guò)于繁瑣的內部控制制度及其執行的成本,又要大于它的效益。因此,重視內部控制的企業(yè)文化,不僅有利于科學(xué)合理地制定和執行內部控制制度,還可以彌補內部控制制度的不足,使企業(yè)的內部控制始終處于有效狀態(tài)?! ?


企業(yè)文化是在長(cháng)期的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的區別于其他組織的本企業(yè)所特有的價(jià)值觀(guān)念和精神風(fēng)貌,以及保持這些價(jià)值觀(guān)念和精神風(fēng)貌得以持久的制度等措施。它形成和變化的決定因素是董事會(huì )及其戰略決策等委員會(huì )的管理理念、最高管理當局成員尤其是經(jīng)營(yíng)者的管理理念與經(jīng)營(yíng)方式。因此,這些決定企業(yè)文化的人重視企業(yè)內部控制并努力去營(yíng)造有利于內部控制的企業(yè)文化,則是企業(yè)內部控制科學(xué)、有效的關(guān)鍵因素?! ?


企業(yè)文化的相對穩定性和企業(yè)內外部環(huán)境的不斷變化,使得企業(yè)文化容易出現其某些方面阻礙企業(yè)目標實(shí)現的問(wèn)題。所以,應根據企業(yè)內外部環(huán)境的變化,對企業(yè)文化做出及時(shí)的修正。


六、科學(xué)的風(fēng)險管理  


任何一個(gè)企業(yè)乃至其中的各個(gè)責任中心,無(wú)時(shí)無(wú)刻不面臨著(zhù)諸多風(fēng)險。如果能夠及時(shí)發(fā)現這些風(fēng)險并采取科學(xué)的措施予以管理,就可能規避風(fēng)險、避免或減少損失,甚至將風(fēng)險轉化為機會(huì )。即使遇到不可管理的風(fēng)險,只要能夠及時(shí)發(fā)現也可事先采取應對措施,盡可能減少損失。反之,企業(yè)的目標就難以實(shí)現,甚至遭受滅頂之災。因此,要保證企業(yè)乃至各個(gè)責任中心目標的實(shí)現,就必須及時(shí)識別來(lái)自企業(yè)內外部的各種風(fēng)險,對其分別進(jìn)行必要的評價(jià),在此基礎上,實(shí)行科學(xué)的規劃、控制和監督,即實(shí)施科學(xué)的風(fēng)險管理?! ?


企業(yè)內部風(fēng)險管理的重要內容,就是不斷發(fā)現內部控制上述5個(gè)要素中潛在或顯現的風(fēng)險,并采取措施進(jìn)行科學(xué)有效的管理。這是對內部控制其他要素的再控制。由此可見(jiàn),科學(xué)的風(fēng)險管理既是內部控制的一個(gè)要素,又是內部控制系統中發(fā)揮自我完善作用的子系統?! ?


企業(yè)風(fēng)險管理的主體,應當是各管理層、各責任中心和各個(gè)崗位上的員工,甚至股東大會(huì )。最高管理當局應當全面負責整個(gè)企業(yè)的風(fēng)險管理,審計委員會(huì )及內部審計部門(mén)應當廣泛開(kāi)展風(fēng)險審計,協(xié)助最高管理當局做好風(fēng)險管理工作。而風(fēng)險管理的方式,則包括日常的綜合管理、專(zhuān)項管理或二者的結合?! ?


科學(xué)有效的內部控制并非這些要素的簡(jiǎn)單相加,而是由這些相互聯(lián)系、相互制約、相輔相成的要素,按照一定的結構組成的完整的、能對變化的環(huán)境作出動(dòng)態(tài)反應的一個(gè)系統。





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