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內部控制策略分析

      加強和完善企業(yè)內部控制,企業(yè)內部控制環(huán)境的建設首當其沖??刂骗h(huán)境是指對建立、加強或削弱特定政策、程序及其效率產(chǎn)生影響的各種因素??刂骗h(huán)境建設的質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)內部控制的貫徹和執行以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標及整體戰略目標的實(shí)現。加強企業(yè)內部控制環(huán)境應從以下幾個(gè)方面入手:

  1.強化董事會(huì )職能

  如果說(shuō)控制環(huán)境是企業(yè)內部控制體系的核心,那么董事會(huì )就是這個(gè)核心的核心。它負責為公司經(jīng)理制定博弈的規則,對內部控制來(lái)說(shuō),一個(gè)積極的主動(dòng)的董事會(huì )是相當重要的。具體應作好以下幾個(gè)方面的工作:①董事會(huì )成員應具備相當的工作經(jīng)驗和專(zhuān)業(yè)知識;②董事會(huì )應具有相對于管理層的獨立性;③董事會(huì )中的外部董事應占有一定的比例,以防止少數董事專(zhuān)斷;④董事會(huì )成員應確保參與管理的程度和采取措施的有效性;⑤董事會(huì )成員對管理層提出的問(wèn)題應具有一定的廣度和深度;⑥重點(diǎn)關(guān)注董事會(huì )成員與內外部審計人員的關(guān)系實(shí)質(zhì)。

  2.提高管理者素質(zhì)

  管理者素質(zhì)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中起絕對重要的作用,直接影響到企業(yè)的行為,進(jìn)而影響到企業(yè)內部控制的效率和效果。企業(yè)根據各自情況的不同,在培養和選擇管理者時(shí),應重點(diǎn)考慮下列策略:(1)管理者的職業(yè)操守、道德觀(guān)、價(jià)值觀(guān)、世界觀(guān);(2)管理者的知識與經(jīng)驗;(3)管理者對待和承擔經(jīng)營(yíng)風(fēng)險的方式;(4)管理者對信息處理以及會(huì )計功能、人員所持的態(tài)度;(5)管理者對財務(wù)報告的態(tài)度和所采取的措施; (6)管理者對現有可選擇的會(huì )計政策和會(huì )計估計所持有的謹慎或冒進(jìn)態(tài)度;(7)企業(yè)應依靠文件化的政策、業(yè)績(jì)指標以及報告體系等與關(guān)鍵經(jīng)理人員溝通。


  3.誠信為本


  無(wú)論是對于企業(yè)還是對于整個(gè)宏觀(guān)經(jīng)濟,誠信的重要性都是不言而喻的,認識到這一點(diǎn),無(wú)論是企業(yè)最高管理層還是其他成員,都應當做到:(1)嚴格一致地保持誠信行為和道德標準;(2)不要盲目追求不切實(shí)際的目標,以致形成不必要的壓力;(3)對敏感職位之間的職責分工要準確明細,以避免出現資產(chǎn)失竊的疏漏或隱藏不佳績(jì)效的漏洞; (4)加強企業(yè)的內部審核制度;(5)發(fā)揮董事會(huì )的職能,使其客觀(guān)監督企業(yè)的高層管理階層;(6)提供道德方面的指導,使所有雇員在一般和特定環(huán)境下能夠保持正確的判斷;(7)制作文字化的行為準則和政策聲明,將其傳達給全體雇員;(8)將誘發(fā)人們不誠實(shí)、非法和不道德行為的動(dòng)機降至最低。

  4.完善組織結構

  企業(yè)的組織結構是指為公司活動(dòng)提供計劃、執行、控制和監督職能的整體框架。企業(yè)組織結構建設的好壞直接影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果及控制效果。具體應采取下列策略:(1)確保組織結構的適當性及其提供管理企業(yè)所需信息的溝通能力;(2)按照主管人員所擔負的責任,判斷其是否具備足夠的知識和經(jīng)驗;(3)保證各主管人員所負責任的適當性;(4)企業(yè)應根據環(huán)境的改變相應調整其組織結構;(5)注意員工尤其是負責管理及監督職能的員工人數是否充足。

  5.適當的權責分配

  組織結構只是給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運作與控制提供了一個(gè)合理的框架,真正進(jìn)行這些工作的主要還是企業(yè)員工。因此,企業(yè)內部控制環(huán)境建設的另一項重要任務(wù)就是權責分配。權責分配包括確認從事?tīng)I運活動(dòng)的權利與責任,以及建立溝通管道和設立授權方式等。它強調對于組織內的全部活動(dòng)要合理有效地分配職責和權限,并為執行任務(wù)和承擔職責的組織成員特別是關(guān)鍵崗位的人員,提供和配備所需的資源并確保他們的經(jīng)驗和知識與職責權限相匹配,要使所有員工知道他們的工作行為,職責擔負的形式和認可方式,以及與達成組織目標的聯(lián)系。

  6.注重企業(yè)文化的建設

  企業(yè)在培養自身的文化時(shí),應避免只注重內部和短期的企業(yè)文化,保持一種健康的文化氛圍,使其與公司戰略目標趨于一致。企業(yè)文化包括道德及行為標準以及如何在實(shí)務(wù)中溝通與強化該標準。企業(yè)中正式的政策文件等只能書(shū)面表明管理階層想讓什么發(fā)生,而企業(yè)文化則決定什么會(huì )發(fā)生。

  7.人力資源政策及實(shí)務(wù)

  保證組織所有成員具有一定水準的誠信、道德觀(guān)和能力的人力資源方針與實(shí)踐,是內部控制有效的關(guān)鍵因素之一。良好的人力資源政策,對培養企業(yè)的員工,提高企業(yè)員工的素質(zhì),更好地貫徹和執行內部控制有很大的幫助。具體應作好以下工作:(1)企業(yè)應有完善的招聘與選拔方針及操作性程序;(2)需要對新員工進(jìn)行企業(yè)文化和道德價(jià)值觀(guān)的導向培訓;(3)針對違反行為準則的任何事項,制訂紀律約束與處罰措施;(4)應制訂具有獎勵和激勵作用的報酬計劃,同時(shí)注意避免誘發(fā)不道德行為;(5)對員工的晉升、指導以及獎罰應以階段性的業(yè)績(jì)評估結果為依托。風(fēng)險評估策略

  每個(gè)企業(yè)都面臨來(lái)自?xún)炔亢屯獠康牟煌L(fēng)險,需要對這些風(fēng)險都加以評估。特別要注意的是當企業(yè)內外部環(huán)境發(fā)生變化時(shí),風(fēng)險最容易發(fā)生,因此應加強對環(huán)境改變時(shí)的事務(wù)管理。風(fēng)險評估是提高企業(yè)內部控制效率和效果的關(guān)鍵之一。

  國外對風(fēng)險評估非常重視。戰略管理中常用的“SWOT”(strength, weakness, opportunities and threats)分析法,就是風(fēng)險分析的一種。企業(yè)應該對內分析自身的優(yōu)勢與劣勢,長(cháng)處與短處,對外分析外界的機會(huì )和威脅,考慮自己的生存機遇。不僅企業(yè)在戰略目標的制定過(guò)程中要進(jìn)行“SWOT”分析,而且在企業(yè)日常的內部控制過(guò)程中也應該時(shí)時(shí)這樣做,才能將內部控制目標達不成的風(fēng)險降至最低。

  控制活動(dòng)策略

  企業(yè)管理階層辨識風(fēng)險之后,應針對這種風(fēng)險發(fā)出必要的指令??刂苹顒?dòng)即確保管理階層的指令得以執行的政策及程序,包括核準、授權、驗證、調節、復核、職務(wù)分工以及保障資產(chǎn)安全等多種活動(dòng)??刂苹顒?dòng)旨在幫助企業(yè)針對“使企業(yè)目標無(wú)法達到的風(fēng)險”采取必要行動(dòng)。一個(gè)完整的控制活動(dòng)體系應包括以下五個(gè)方面:

  1.企業(yè)績(jì)效分析及相應指標的比較

  企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中會(huì )采取各種措施,如價(jià)格政策的變化、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、合資經(jīng)營(yíng)、融資行為以及生產(chǎn)技術(shù)的改良、生產(chǎn)成本的控制等,高層管理人員應對這些措施的效果進(jìn)行評價(jià),并與預算、預測、前期及競爭者的績(jì)效相比較,以衡量目標達成的程度,同時(shí)對計劃執行情況進(jìn)行監督,還需要調查超出計劃的結果或者不正常的趨勢,辨認目標無(wú)法達成的原因。

  2.直接的部門(mén)管理

  部門(mén)經(jīng)理應認真復核本部門(mén)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì),檢查本部門(mén)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的執行情況,并對某項經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的前景和趨勢進(jìn)行預測。

  3.實(shí)體控制

  為保證企業(yè)資產(chǎn)的安全完整,應定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),并與賬面記錄比較。

  4.信息控制

  包括一般控制和應用控制兩方面。一般控制幫助管理階層確保系統持續、適當的運轉。應用控制概括起來(lái)就是輸入控制和輸出控制,如系統軟件的控制,存取安全的控制,系統維護控制等。

  5.分工

  員工應各司其職,避免交叉、舞弊現象的發(fā)生。

  控制活動(dòng)是針對關(guān)鍵控制點(diǎn)而制定的,因此,企業(yè)在制定控制活動(dòng)時(shí)關(guān)鍵就是要尋找關(guān)鍵控制點(diǎn)。企業(yè)一般根據其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的五大循環(huán)即采購循環(huán)、銷(xiāo)售循環(huán)、付款循環(huán)、收款循環(huán)和理財循環(huán)等分別設計其控制活動(dòng)。在各個(gè)循環(huán)中,往來(lái)賬款是最常見(jiàn)的一項業(yè)務(wù)。導致往來(lái)賬款業(yè)務(wù)中出現問(wèn)題最主要的原因就在于企業(yè)缺乏相應的控制政策和控制程序,如崗位分離、授權批準、文件記錄、預算控制、實(shí)物保全等,或有了這些政策和程序卻沒(méi)有執行。

  信息與溝通策略

  圍繞在控制活動(dòng)周?chē)氖切畔⑴c溝通系統。一個(gè)良好的信息和溝通系統可以使企業(yè)及時(shí)掌握企業(yè)營(yíng)運的狀況和組織中發(fā)生的事情。信息與溝通系統的質(zhì)量影響到企業(yè)內部控制的效率和效果。具體包括以下兩個(gè)方面:

  1.信息系統

  一個(gè)良好的信息溝通系統不僅要有向下的溝通管道,還應有向上的、橫向的以及對外界的信息溝通管道。企業(yè)建立良好的信息系統,必須做到:(1)建立良好的信息系統支持策略;(2)將信息系統與企業(yè)營(yíng)運有效的結合;(3)恰當選擇更新信息系統的最佳時(shí)間;(4)確保信息品質(zhì)。

  2.溝通

  一個(gè)良好的信息系統應能確保組織中每個(gè)人均清楚地知道其所承擔的特定職務(wù)。每位員工都必須了解內部控制制度的有關(guān)方面,如這些方面如何生效,在控制制度中所扮演的角色、所擔負的責任以及怎樣與他人的工作發(fā)生關(guān)聯(lián)等。

  內部監督策略

  一個(gè)健全的內部控制系統必須得到有效的監督。監督是由適當的人員,在適當及時(shí)的基礎下,評估控制的設計和運作情況的過(guò)程,也是一種隨著(zhù)時(shí)間的推移而評估制度執行質(zhì)量的過(guò)程。監督可通過(guò)日常的、持續的監督活動(dòng)來(lái)完成,也可以通過(guò)進(jìn)行個(gè)別的、單獨的評估來(lái)實(shí)現,或兩者結合。

  1.持續的監督活動(dòng)

  持續的監督活動(dòng)在營(yíng)運過(guò)程中發(fā)生,它包括例行的管理和監督活動(dòng),以及其他員工為履行其職務(wù)所采取的行動(dòng)。持續監督活動(dòng)包括:(1)績(jì)效比較;(2)外界溝通;(3)內部監督;(4)職務(wù)分離;(5)建議制度;(6)信息反饋。

  2.個(gè)別評估

  在持續監督的基礎上,企業(yè)在必要的時(shí)候需要聘請獨立的人員或組織進(jìn)行評估,以直接監視控制系統的有效性,這種做法是對持續性監督程序的評估。其范圍和頻率應視風(fēng)險的大小及控制的重要性而定。

  3.報告缺陷

  對內部控制的缺失應由下向上報告,某些重大缺失應報告給高層管理階層和董事會(huì )。

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